Nie sądzę, żeby można było ot tak sobie urządzić firmowe archiwum.
Poczytaj sobie o tym, jak powinno wyglądać prawidłowe przechowywanie dokumentów:
http://sap.waw.pl/dzialalnosc-uslugo...archiwizacyjne i zastanów się nad tym, żeby zatrudnić takich fachowców do tego.
Sama nie dasz sobie z tym rady, poza tym pewnie nie znasz żadnych przepisów archiwizacyjnych, co stanowi poważne utrudnienie.